Hoe regel je voorschotten, betalingstermijnen en wanbetaling?
Een heldere en efficiënte betalingsregeling is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Maar hoe ga je als ondernemer om met voorschotten, welke betalingstermijnen zijn wettelijk toegestaan, en wat doe je bij wanbetaling? In dit artikel krijg je een overzicht van wat juridisch mag en welke aanpak in de praktijk ook écht werkt.
Auteur: Alexandre Bastenier, Reyns Advocaten
1. Mag ik een voorschot vragen – en hoeveel?
U mag als aannemer een redelijk voorschot opvragen aan uw klant en/of tussentijdse facturatie versturen. Let op, u mag dit enkel indien dit recht contractueel werd bedongen tussen partijen in de offerte en/of de algemene voorwaarden.
Wordt er hier voorafgaandelijk geen expliciet akkoord over afgesloten dan is het principe dat facturatie slechts geschiedt bij oplevering, na de werken dus.
Dit gegeven onderstreept nogmaals het belang van het correct gebruik van algemene voorwaarden. Een voorschot en/of tussentijdse facturatie is cruciaal voor uw cashflow evenals het beperken van het risico van wanbetaling.
2. Wat zijn de wettelijke betalingstermijnen?
De standaardtermijn is 30 dagen na factuurdatum, zowel voor consumenten als voor ondernemingen. Mogelijks verkiest u een snellere betalingsdatum, bv. 15 dagen na factuurdatum. Wederom zorgt dit voor een betere cashflow en een kleiner risico op wanbetaling. Wanneer u 30 dagen moet wachten alvorens uw tussentijdse factuur opeisbaar is, is de kans groot dat de werken reeds zijn beëindigd alvorens de tussentijdse factuur betaald dient te worden.
Ook hier geldt de regel dat partijen een kortere betalingstermijn kunnen overeenkomen. Dit principe dient in uw aanvaarde offerte en/of algemene voorwaarden opgenomen te worden.
3. Wat als de klant niet betaalt?
Een niet-betalende klant is helaas geen uitzondering. Gelukkig biedt de wet u enkele remedies:
a) Wettelijke interesten
Bij wanbetaling kan u wettelijke interesten aanrekenen:
- Voor vorderingen tussen ondernemingen (B2B) geldt standaard de wettelijke intrestvoet zoals voorzien in de wet van 02/08/2002 inzake bestrijding betalingsachterstand tussen ondernemingen. Momenteel ligt die op 11,5% ligt. Deze interesten kunnen gevorderd worden vanaf de factuur vervallen doch onbetaald is
- Voor facturen jegens consumenten is dit de gewone wettelijke interestvoet, momenteel ongeveer 4,50 %. Voor consumenten gelden specifieke invorderingsregels. Interesten kunnen slechts gevorderd worden na het verzenden van een kosteloze aanmaning waarin 14 dagen extra betalingstermijn wordt gegeven.
b) Schadebeding of forfaitaire vergoeding
U kunt ook een schadebeding opnemen in uw offerte/algemene voorwaarden. Voor ondernemingen is 10 % van het factuurbedrag een redelijk en aanvaard bedrag.
Jegens consumenten gelden specifieke beperkingen. Een schadebeding mag niet groter zijn dan volgende bedragen:
4. Moet ik herinneringen sturen?
Voor facturen die uitgestuurd zijn naar een consument is het inderdaad verplicht om eerst aan kosteloze aanmaning te sturen, alvorens interesten en/of schadevergoeding gevorderd kan worden. Ook voor dat er een gerechtelijke procedure wordt ingeleid is het verplicht om eerst een aanmaning te sturen.
In de praktijk is het verstandig/commercieel om eerst een vriendelijke rappel te sturen, gevolgd door een formele ingebrekestelling (schriftelijk, met vermelding van de gevolgen bij niet-betaling) bij blijvende wanbetaling.
5. Conclusie:
Hier zijn vijf tips om uw betalingszekerheid te verhogen:
1. Werk met duidelijke offertes en algemene voorwaarden.
2. Vraag altijd een voorschot – en begin pas na ontvangst.
3. Voorzie betaling in schijven bij grotere projecten.
4. Zet altijd een expliciete betalingstermijn op facturen en offertes, 15 dagen is ideaal.
5. Volg wanbetalingen kort op. Verstuur onmiddellijk een rappel en/of een duidelijke ingebrekestelling bij wanbetaling.
Door juridisch sterker te staan in uw documenten én in uw communicatie, vermijdt u discussies en verbetert u uw cashflow. Heeft u advies nodig over een heldere en efficiënte betalingsregeling ? Aarzel dan niet om contact op te nemen met mr. Alexandre Bastenier van Reyns Advocaten.
